La confidentialité, un mode de vie qui vous concerne !

Bonjour M.Roy, votre prochain rendez-vous chez l’urologue pour la semaine prochaine…votre téléphone est bien 876-5432…vous habitez toujours  sur la rue de Parc…

Exergue : « À titre d’usager concerné par l’échange d’information, vous avez le privilège de cibler l’information que vous souhaitez faire suivre d’un établissement à un autre. »

CONSENTEZ AVEC MESURE

La confidentialité, un mode de vie qui vous concerne !

La profession d’archiviste médicale est largement méconnue de la population. Nous, archivistes médicales, évoluons en effet dans l’ombre, au cœur du service des archives des établissements de santé. À l’annonce de notre titre professionnel, nous devons souvent rétablir notre rôle auprès de l’interlocuteur, qui nous imagine déjà effectuant le classement des documents dans les dossiers.

Notre implication dans le dossier de l’usager se situe à un autre niveau, celui de la gestion de l’information. De la création à l’éventuelle destruction du dossier, le contenu, le traitement statistique de l’information, le délai de conservation et, bien sûr, la protection des renseignements contenus au dossier sont autant d’éléments de responsabilité de l’archiviste médicale. C’est de l’aspect protection / divulgation de renseignements dont je vous entretiendrai maintenant que les présentations sont faites!

La règle à ce sujet est la suivante : Le dossier d’un usager est confidentiel et nul ne peut y avoir accès, si ce n’est avec le consentement de l’usager ou de la personne pouvant donner un consentement en son nom, sur l’ordre d’un tribunal ou d’un coroner dans l’exercice de ses fonctions, dans le cas où la présente loi prévoit que la communication de renseignements contenus dans le dossier peut être requise d’un établissement ou dans le cas où un renseignement est communiqué pour l’application de la Loi sur la santé publique (chapitre S-2.2).1

LA CONFIDENTIALITÉ AU QUOTIDIEN

Déléguée par la direction générale des établissements du réseau de la santé et des services sociaux, l’archiviste médicale reçoit et traite rigoureusement les demandes de renseignements contenus au dossier de l’usager dans le respect des lois et règlements en vigueur. Elle exécute de plus les demandes telles qu’autorisées par les lois et règlements ou encore, par l’usager lui-même.

Au quotidien, les archivistes médicales travaillent à faire la promotion de la confidentialité.  Par ailleurs, l’Association des archivistes médicales du Québec organise aux deux ans une campagne de sensibilisation à la confidentialité. Différentes activités d’information et de sensibilisation sont alors organisées dans les établissements de soins et auprès de la population.

L’information contenue au dossier de l’usager est protégée par la vigilance des archivistes et aussi des professionnels et des employés des établissements de santé. Serait-il possible que cette même information soit dispersée par l’usager lui-même en donnant parfois un consentement trop large ou trop vague?

Le consentement de l’usager doit être libre et éclairé; est-il toujours vraiment éclairé lorsqu’il s’agit d’échange d’information?

La notion de consentement éclairé nous est certainement plus familière dans un contexte de traitement ou de suivi. Nous devons donner notre consentement, lorsque nous avons reçu du  professionnel les détails portants sur la nature du traitement, son déroulement et aussi des risques inhérents à l’intervention projetée. Lorsque l’échange d’information entre établissements devient nécessaire, le consentement que vous donnez se doit aussi d’être éclairé. Des renseignements personnels et confidentiels qui touchent votre vie privée seront échangés.

Prenons cet exemple bien simple. Vous consultez un spécialiste pour un problème de santé récurrent comme une sinusite.  Vous lui faite part du nombre de fois où vous avez dû consulter un médecin de même que tous les petits trucs tentés sans succès.  L’analyse de votre situation se poursuit et on vous propose de faire venir votre dossier de l’établissement où de la clinique que vous fréquentiez.  Est-il pertinent pour le spécialiste de savoir que vous souffrez de dysfonction érectile ?  Est-il pertinent de faire suivre cet épisode difficile de votre vie où vous avez dû entreprendre une démarche avec un psychologue pour vous remettre sur pied.  Est-il pertinent de savoir que vous avez eu recours à la chirurgie plastique pour ce nez qui vous déplaisait tant ? Dans un contexte de sinusite chronique, possiblement. Posez-vous la question si on ne vous la pose pas.

L’usager qui reçoit les services d’un établissement de santé et de services sociaux peut être en situation de vulnérabilité en raison, par exemple, de l’avancement en âge, de la maladie ou de situations telles qu’un deuil, des difficultés familiales ou des problèmes financiers. L’usager livre un volet de sa vie privée à un professionnel qui est tenu au secret professionnel par son code de déontologie. Au moment de l’évaluation des besoins  et de la planification des services, il est souvent nécessaire que certaines informations soient échangées entre établissements, parfois même le dossier complet. L’échange d’information permettra d’éviter de répéter certaines démarches déjà réalisées.

UN RÉFLEXE À DÉVELOPPER

À titre d’usager concerné par l’échange d’information, vous avez le privilège de cibler l’information que vous souhaitez faire suivre d’un établissement à un autre. Il existe un formulaire standard du ministère de la Santé et des Services sociaux, utilisé dans la majorité des établissements. Ce formulaire, intitulé « autorisation de communiquer des renseignements contenus au dossier de l’usager », identifie l’établissement demandeur, celui à qui s’adresse la demande et aussi la nature de l’information à échanger.

Nous recevons de nombreuses autorisation à communiquer des renseignements où la seule précision est aussi étendue que « copie de dossier » ou « résumé de dossier ».

Précisez la nature de l’information, la période visée par la demande et le nom de l’intervenant que vous avez rencontré si vous le connaissez. Le consentement que vous signez doit être traité dans les 90 jours suivant la signature. La période peut être plus ou moins longue, vous avez la possibilité de la préciser. Vous devez savoir que tout document versé au dossier de l’usager fait désormais partie intégrante du dossier.  Les résumés ou copie de dossier en provenance de l’extérieur n’échappent pas à cette règle et peuvent donc être retransmis lors d’une nouvelle demande d’échange d’information vers un troisième établissement.

Rappelez-vous, dans votre quotidien, vous êtes souvent témoin de situations où le respect de la vie privée est bafoué. Pendant que vous attendez patiemment votre tour à la clinique médicale, vous entendez chaque client donner plusieurs informations personnelles telles : nom, adresse, numéro de téléphone, date de naissance, raison de consultation. Il y a quelques instants, ce sont les vôtres qu’on entendait! Les espaces ne sont pas toujours aménagés de façon à protéger l’information qu’on nous demande. Notre pouvoir est limité dans ces situations, raison de plus pour être vigilant quand nous en avons l’entière responsabilité.

L’INFORMATISATION DU DOSSIER

Notre réseau de la santé connaît actuellement une restructuration majeure. Le Projet de loi 83, présentement à l’étude en commission parlementaire, modifiera plusieurs articles de loi permettant l’échange d’information, sans le consentement de l’usager, afin d’assurer la continuité de services. Avec la mise en place de Réseaux locaux de services (RLS) et la fusion des centres hospitaliers, CLSC et CHSLD, beaucoup d’éléments concernant les éventuels échanges d’information seront à définir. Qui aura accès à quelles informations et dans quelles circonstances?

Nous verrons au cours des prochaines années la technologie s’implanter davantage dans nos établissements. Le dossier patient électronique sera utilisé, si la tendance se maintient, dans tout le réseau public et dans les établissements privés. La sécurité et l’accès aux informations contenues dans ce dossier seront contrôlés à différents niveaux. C’est un outil de travail de premier choix. Vous serez éventuellement invité à donner votre consentement afin que certaines informations deviennent disponibles, peu importe l’endroit où vous consulterez. C’est un beau dossier, pour nous archivistes, à suivre de près.

D’ici là, je vous invite à consulter l’archiviste des établissements que vous fréquentez, afin que cette personne vous renseigne sur vos droits et responsabilités en ce qui concerne le respect de la confidentialité des informations que vous lui confiez.


1 Article 19 de la Loi sur les services de santé et les service sociaux, L.R.Q., c. S-4.2.

France Desrosiers, a.m.a.

Cet article a été publié dans le magazine « Justice Santé » en avril 2005

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